Privacyverklaring

Welkom bij Owlfy. Wij (Owlfy B.V.) kunnen persoonsgegevens verwerken, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “Persoonsgegevens”). Dit kunnen we doen wanneer je onze website owfly.com (hierna: de ‘’Website’’) bezoekt of wanneer je gebruik maakt van ons platform app.owlfy.com (hierna: het “Platform”).

In deze privacyverklaring leggen we aan jou uit welke Persoonsgegevens we van jou verzamelen en voor welke doeleinden we dat doen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 31 oktober 2022.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het bezoek van onze Website en het gebruik van het Platform. Zonodig maken we in deze privacyverklaring een onderscheid tussen onze Website en ons Platform.

Ook is deze privacyverklaring alleen van toepassing op verwerkingen van Persoonsgegevens door ons als verwerkingsverantwoordelijke. Als een organisatie/werkgever Persoonsgegevens van jou verwerkt door middel van ons Platform, dan is deze organisatie/werkgever de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn dan de verwerker. In dat geval is deze privacyverklaring niet van toepassing.

We vinden een zorgvuldige omgang met Persoonsgegevens van groot belang. Persoonsgegevens worden daarom zorgvuldig en in overeenstemming met deze privacyverklaring en de toepasselijke wet- en regelgeving verwerkt.
Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat we jouw Persoonsgegevens verwerken, via deze privacyverklaring
• Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de Persoonsgegevens die nodig zijn voor onze doeleinden
• Jouw Persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een geldige grondslag is
• De benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw Persoonsgegevens te beschermen. We leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die Persoonsgegevens voor ons verwerken
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op toegang, correctie, dataportabiliteit of verwijdering van jouw bij ons verwerkte Persoonsgegevens

Jouw gegevens zijn veilig bij ons en we zullen deze gegevens netjes gebruiken. Wanneer je vragen hebt of meer informatie wenst te ontvangen over de omgang met jouw Persoonsgegevens, neem dan contact op met ons via de contactgegevens die in deze privacyverklaring zijn vermeld.

Wanneer we in deze privacyverklaring de term ‘’Persoonsgegevens’’ gebruiken, bedoelen we informatie die op jou betrekking heeft (zie hiervoor ook de definitie in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de ‘’AVG’’)).

Voor vragen en/of opmerkingen over de verwerkingen van jouw Persoonsgegevens kan je contact opnemen met ons via onderstaande contactgegevens:

Owlfy B.V.
Oldenzaalsestraat 125
7514 DP Enschede
privacy@owlfy.com
085 – 1305 765
KvK-nummer: 81272642

Owlfy heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een onafhankelijke externe adviseur die is lid is van het Nederlands Genootschap van Functionarissen voor de Gegevensbescherming (NGFG) en is geregistreerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens (FG014345).

Het is ook mogelijk om contact op te nemen met onze FG over de verwerkingen van jouw Persoonsgegevens. De contactgegevens van onze FG zijn:

Naam: C.M. (Maarten) de Man
Bedrijf: AVG Juristen
E–mail: deman@avgjuristen.nl
Telefoonnummer: 030-7852791

Wanneer je als bezoeker onze Website (owlfy.com) bezoekt, kunnen we bepaalde Persoonsgegevens van jou verwerken. Het betreft de volgende verwerkingen van Persoonsgegevens.

Bij het invullen van een formulier op onze Website
Op onze Website zijn verschillende formulieren beschikbaar, zoals een formulier voor het aanvragen van een demo, het stellen van een vraag of het aanvragen van een download. In het formulier kunnen we de volgende gegevens van jou vragen:

• Voornaam
• Achternaam
• Bedrijfsnaam
• Aantal medewerkers van de organisatie
• E-mailadres
• Telefoonnummer

De grondslag voor deze verwerking van Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub f van de AVG: we hebben een gerechtvaardigd belang bij deze verwerking, omdat we anders geen contact met jou kunnen opnemen.

Wanneer je met ons in contact treedt
Je kunt ook op andere manieren dan het invullen van een formulier met ons in contact komen. Dit kan bijvoorbeeld per telefoon of e-mail. Bij een contactaanvraag kunnen we jou onder meer om de volgende gegevens vragen:

• Voornaam
• Achternaam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Overige gegevens die relevant zijn voor de aanvraag

De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub f van de AVG: we hebben een gerechtvaardigd belang bij deze verwerking, omdat we anders geen contact met je kunnen opnemen.

Bij een sollicitatie via onze Website
Via onze Website kan je solliciteren op een functie bij ons. We hebben daarvoor een daartoe bestemd sollicitatieformulier op de Website. In dit formulier vragen we de volgende gegevens:

• Voornaam (*)
• Achternaam (*)
• E-mailadres (*)
• Telefoonnummer
• Motivatie
• Video
• Curriculum vitae (cv) (*)
• LinkedIn profiel URL
• Mogelijke startdatum
• Referral

De met een asterisk (*) aangegeven gegevens zijn verplicht in ons sollicitatieformulier. De overige gegevens zijn optioneel.

De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub f van de AVG: we hebben een gerechtvaardigd belang bij deze verwerking, omdat we anders geen contact met je kunnen leggen en niet kunnen beoordelen of je bij ons profiel past.

Nieuwsbrief
Je kunt je abonneren op onze nieuwsbrief door jouw e-mailadres op te geven en/of door bij het aanmaken van een account aan te geven dat je deze wil ontvangen. In de nieuwsbrief lees je nieuws, tips en informatie over ons Platform. De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub a AVG: je hebt toestemming gegeven voor de verwerking van Persoonsgegevens.

Na inschrijving voor de nieuwsbrief wordt jouw e-mailadres automatisch toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink waarmee jij je kan afmelden voor de nieuwsbrief.

Bij het verzenden van de nieuwsbrief werken we samen met Hubspot die de bovengenoemde Persoonsgegevens voor ons kan verwerken. Hubspot heeft software ontwikkeld die we gebruiken om verschillende aspecten van onze online marketing te dekken, waaronder het versturen van onze nieuwsbrief. Hubspot is een onderneming uit de Verenigde Staten met een vestiging in de Europese Unie, namelijk in Ierland.

Wanneer je als gebruiker ons Platform (app.owlfy.com) gebruikt, kunnen we bepaalde Persoonsgegevens van jou verwerken. We leveren verschillende diensten op ons Platform, waarbij ook verschillende Persoonsgegevens worden verwerkt. Hieronder is per dienst opgenomen welke Persoonsgegevens we verwerken.

Owlfy Employee Login
Om als medewerker van een organisatie door middel van een Owlfy Employee Login gebruik te maken van ons Platform verwerken we de volgende gegevens van jou:

• E-mailadres
• Wachtwoord
• Multi-factor authenticatie (MFA) instellingen

Na het verstrekken van bovengenoemde gegevens kan je door middel van jouw e-mailadres, wachtwoord en MFA inloggen op ons Platform. We hebben bovengenoemde gegevens nodig om te weten wie je bent.
De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub b van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en jou. Zonder deze informatie kunnen we onze diensten namelijk niet aan jou verlenen.

Owlfy Personal
Om gebruik te maken van Owlfy Personal moet je een account op ons Platform aanmaken. Bij het aanmaken van een account vragen we enkele gegevens van jou, namelijk:

• Voornaam
• Achternaam
• Gebruikersnaam
• E-mailadres
• Wachtwoord
• Multi-factor authenticatie (MFA) instellingen

Na het verstrekken van bovengenoemde gegevens wordt er een account voor jou aangemaakt. We hebben bovengenoemde gegevens nodig om te weten wie je bent en zodat we eventuele aanvullende informatie bij jou kunnen opvragen.

De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub b van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en jou. Zonder deze informatie kunnen we onze diensten namelijk niet aan jou verlenen.

Na het aanmaken van een account is het mogelijk om aanvullende gegevens op het Platform in te voeren of te importeren, waaronder Persoonsgegevens. Maar dit is niet verplicht. Het betreft bijvoorbeeld de volgende gegevens:

• Persoonlijke informatie
• Contactgegevens werk
• Contactgegevens privé
• Contactgegevens voor noodgevallen
• Status
• Biografie
• Een profielfoto voor op jouw digitale visitekaartje
• Bijdragen op ons Platform
• Verder op het Platform ingevoerde of geïmporteerde gegevens

De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub a van de AVG: je hebt ons toestemming gegeven om deze gegevens te verwerken, omdat je er zelf voor hebt gekozen om deze gegevens op het Platform in te voeren of te importeren.

Owlfy HR
Een gebruiker met een Owlfy Personal account kan een Owlfy HR account aanmaken. Aanvullend op de gegevens die worden verwerkt bij een Owlfy Personal account vragen de volgende aanvullende gegevens van jou:

• Bedrijfsnaam
• Gebruikersnaam van het bedrijf
• Aantal medewerkers van de organisatie

Na het verstrekken van bovengenoemde gegevens wordt een account voor jou aangemaakt. We hebben bovengenoemde gegevens nodig om te weten wie je bent en zodat we eventuele aanvullende informatie bij jou kunnen opvragen.

De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub b van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en jou. Zonder deze informatie kunnen we onze diensten namelijk niet aan jou verlenen.

Na het aanmaken van een account is het mogelijk om aanvullende gegevens op ons Platform in te voeren of te importeren, waaronder Persoonsgegevens. Maar dit is niet verplicht. Het betreft bijvoorbeeld de volgende gegevens:

• Bijdragen op ons Platform
• Persoonsgegevens van medewerkers
• Verder op ons Platform ingevoerde of geïmporteerde gegevens

Bij een betaling voor ons Platform
Het is mogelijk om tegen betaling abonnementen op ons Platform af te nemen. Om de betaling voor ons Platform te regelen, verwerken we de volgende betaalgegevens van jou:

Betaling op factuur:
Bij een betaling op factuur gebruiken we gegevens van jou die al bij ons bekend zijn, zoals de (bedrijfs)naam en het geregistreerde e-mailadres. Andere relevante gegevens, zoals adresgegevens, KvK-nummer en BTW-nummer worden alleen op de factuur vermeld als deze gegevens door jou in het account zijn ingevoerd.

Betaling met een creditcard:
Als u betaalt met een creditcard, dan verwerken we de volgende gegevens van jou:

• Naam creditcardhouder
• Vervaldatum (mm/jj)

Bovengenoemde gegevens hebben we nodig zodat we jou een factuur kunnen sturen of er een betaling met een creditcard kan worden gedaan.

De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub b van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen ons en jou. Zonder deze informatie kunnen we de betaling voor onze diensten namelijk niet regelen.

Voor de betaling kunnen we gebruik maken van de diensten van Stripe. In dat geval verstrek je jouw betaalgegevens rechtstreeks aan Stripe en niet aan ons. Het kan zijn dat Stripe bepaalde gegevens van jou met ons deelt (zoals jouw naam en bankgegevens), zodat we kunnen controleren of je betaald hebt. We raden je aan om ook de privacyverklaring van Stripe te lezen.

Naast de bovenstaande verwerkingen van Persoonsgegevens zijn er nog enkele verwerkingen die zowel bij een bezoek aan onze Website als bij het gebruik van ons Platform kunnen plaatsvinden.

Cookies
Onze Website en ons Platform maken gebruik van cookies. Owlfy gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de Website of het Platform wordt opgeslagen in de browser van jouw computer, tablet of smartphone. Owlfy gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de Website of het Platform naar behoren werkt en dat jouw voorkeursinstellingen bijvoorbeeld onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de Website en het Platform goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden, zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze Website of het Platform informeren we je over deze cookies en vragen we toestemming voor het plaatsen van tracking cookies. Je kunt jezelf afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen. Voor meer informatie over de cookies die we kunnen plaatsen, verwijzen we je graag naar ons cookiebeleid (https://owlfy.com/nl-nl/cookiebeleid).

Logging
Op onze Website en op ons Platform maken we gebruik van logging. Logging is de automatische vastlegging van bepaalde gegevens.

We houden logs bij van de Website en het Platform. Deze logs worden opgeslagen in logbestanden. In deze logbestanden staan onder andere het IP-adres van de bezoeker of gebruiker, de browser die de bezoeker of gebruiker gebruikt, het tijdstip dat de bezoeker onze Website heeft bezocht of de gebruiker ons Platform heeft gebruikt en welke pagina’s de bezoeker of gebruiker bezocht heeft gedurende zijn bezoek.

De logbestanden worden onder meer gebruikt om de Website en het Platform te beheren, bezoek- en gebruiksstatistieken bij te houden, om misbruik van de Website en het Platform te voorkomen en de veiligheid te waarborgen.

Ook gebruiken we logs om fouten en bugs op de Website en op het Platform op te sporen en op te lossen. Deze logs zijn noodzakelijk zodat we zo snel mogelijk kunnen reageren op mogelijke problemen met de Website en het Platform.

De loggegevens zullen zoveel mogelijk gepseudonimiseerd zijn. Dat wil zeggen dat de loggegevens niet aan jou kunnen worden gekoppeld zonder dat er aanvullende gegevens worden gebruikt.

De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub f van de AVG: we hebben een gerechtvaardigd belang bij deze verwerking. Deze gegevens zijn benodigd om de Website en het Platform goed te laten functioneren.

Wanneer je als zakelijke partner goederen of diensten aan Owlfy levert, dan verzamelen en gebruiken we jouw zakelijke contactgegevens alleen ten behoeve van onze samenwerking. De grondslag voor de verwerking van deze Persoonsgegevens is artikel 6 lid 1 sub b van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

We beschermen jouw Persoonsgegevens door technische en organisatorische maatregelen te nemen tegen ongeautoriseerd(e), onwettig(e) of onopzettelijk(e) toegang, verlies, vernietiging of beschadiging van Persoonsgegevens. We nemen voortdurend stappen om de gegevensbeveiliging te verbeteren.

Zo zorgen we ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw Persoonsgegevens, dat de toegang tot Persoonsgegevens is beveiligd en dat onze beveiligingsmaatregelen regelmatig worden gecontroleerd en geëvalueerd. We nemen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:
I. We hebben de verbindingen met onze websites beveiligd via Secure Socket Layer (SSL) technologie.
II. Databases met Persoonsgegevens zijn versleuteld (encrypted).
III. We hanteren een beleidsdocument dat uitdrukkelijk ingaat op de maatregelen die we treffen om de verwerking van gegevens te beveiligen en om de privacy te waarborgen.
IV. We beschikken over een gedocumenteerd back-up-beleid.
V. Onze bedrijfsmiddelen zijn geïnventariseerd en geclassificeerd.
VI. Onze verantwoordelijkheden, zowel op sturend als op uitvoerend niveau, zijn duidelijk gedefinieerd en belegd.
VII. Onze werknemers die betrokken zijn bij de verwerking van Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding.
VIII. Alle werknemers van onze organisatie en, voor zover van toepassing, ingehuurd personeel en externe gebruikers krijgen passende training en regelmatige bijscholing over het informatiebeveiligingsbeleid en de informatiebeveiligingsprocedures van onze organisatie, voor zover relevant voor hun functie. Binnen de training en bijscholing wordt uitdrukkelijk aandacht besteed aan de omgang met (bijzondere categorieën van, of anderszins gevoelige) Persoonsgegevens.
IX. Onze IT-voorzieningen en apparatuur zijn fysiek beschermd tegen toegang door onbevoegden en tegen schade en storingen.
X. Er zijn procedures om bevoegde gebruikers toegang te geven tot de informatiesystemen en -diensten die ze voor de uitvoering van hun taken nodig hebben en om onbevoegde toegang tot informatiesystemen te voorkomen.
XI. Er wordt gebruik gemaakt van sterke, unieke wachtwoorden en wachtwoordkluizen.
XII. Er zijn procedures voor de verwerving, ontwikkeling, onderhoud en vernietiging van data en informatiesystemen.
XIII. Activiteiten die gebruikers uitvoeren (met Persoonsgegevens) worden vastgelegd in logbestanden. Hetzelfde geldt voor andere relevante gebeurtenissen, zoals pogingen om ongeautoriseerd toegang te krijgen tot Persoonsgegevens en verstoringen die kunnen leiden tot mutatie of verlies van Persoonsgegevens.
XIV. In alle toepassingssystemen zijn beveiligingsmaatregelen ingebouwd waaronder een adequaat toegangsbeheer.
XV. Er is een procedure beschikbaar om eventuele datalekken af te handelen.
XVI. We zorgen er voor dat onze ICT-infrastructuur tijdig wordt voorzien van beveiligingsupdates.
XVII. We controleren de naleving op het beleid steekproefsgewijs.

De Persoonsgegevens zijn opgeslagen bij partijen die voor een zorgvuldige beveiliging kunnen zorgen. Met deze partijen zijn afspraken gemaakt die nodig zijn voor de verwerking van Persoonsgegevens. Voor zover de datacentra van deze partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gelegen zijn, zijn er passende waarborgen getroffen om de doorgifte mogelijk te maken.

We bewaren jouw Persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. We bewaren de Persoonsgegevens alleen langer als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke plicht, zoals een fiscale bewaarplicht.

We verkopen jouw gegevens niet door aan derde partijen. Wel kan het zo zijn dat we derden inschakelen die onder onze verantwoordelijkheid bepaalde Persoonsgegevens verwerken.

Een aantal van deze derde partijen is gevestigd in de EER. Een aantal derde partijen kan gevestigd zijn in landen buiten de EER, zoals in de Verenigde Staten. Om jouw Persoonsgegevens te beschermen en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, zullen we alleen derde partijen als verwerker inschakelen als die derde partijen voldoende waarborgen bieden voor de bescherming van jouw Persoonsgegevens. Met deze derde partijen zullen we een verwerkersovereenkomst sluiten waardoor er een passende bescherming wordt geboden ten aanzien van jouw Persoonsgegevens. Deze derde partijen mogen de Persoonsgegevens alleen verwerken in het kader van de opdracht die we hen hebben gegeven, en niet voor andere doeleinden.

De manier waarop we Persoonsgegevens verwerken, en de samenstelling van de gegevens die we verwerken, kan gewijzigd worden. Owlfy behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Om die reden moedigt Owlfy jou aan om de privacyverklaring regelmatig te checken om zo op de hoogte te blijven van de wijzigingen. We spannen ons in om jou op de hoogte te brengen van grote wijzigingen. Op die manier zorgen we ervoor dat je op de hoogte bent van recente wijzigingen.

In het kader van onze verwerkingen van jouw Persoonsgegevens heb je onder meer de volgende rechten:
I. Het recht op inzage van de Persoonsgegevens die we van jou verwerken
II. Als je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw Persoonsgegevens, heb je ook het recht om deze toestemming weer in te trekken
III. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid uit te oefenen
IV. Het recht om fouten te laten corrigeren
V. Het recht om verouderde Persoonsgegevens te laten verwijderen
VI. Het recht om bezwaar te maken tegen een bepaald gebruik van Persoonsgegevens

Indien je deze rechten wil uitoefenen, dan kun je contact met ons opnemen. We verzoeken je om in je aanvraag zo duidelijk mogelijk te beschrijven op welke Persoonsgegevens je verzoek betrekking heeft.

Je kunt jouw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet jou deze rechten toekent. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door jou zelf is gedaan, kunnen we vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Dit vragen we alleen als we dit noodzakelijk achten om jou te kunnen identificeren. De kopie van jouw identiteitsbewijs vernietigen we direct nadat we jou hebben geïdentificeerd.

Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze websites zijn verbonden. We kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw Persoonsgegevens omgaan. We raden je aan om de privacyverklaringen van deze websites te lezen.

Als je een klacht hebt over de manier waarop we jouw Persoonsgegevens verwerken, dan kan je contact met ons of met onze FG opnemen. We proberen dan samen tot een oplossing te komen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.